Vivimos en el mundo de la información, en un mundo que siempre está conectado a través de maravillas como lo es el internet que hoy nos permiten la gestión de proyectos online, esto significa que es posible operar y llevar a cabo grandes proyectos desde cualquier lugar y en tiempo real.
La tecnología es como la imaginabas.
Si bien es cierto que la carga de trabajo y la planificación necesarias para gestionar y completar un proyecto puede resultar bastante abrumadoras, también es cierto que, la mejor manera de resolver y enfrentarse a un problema o al momento de gestionar estrategias, lo ideal será dividir nuestro tema, proyecto o problema en partes, esta acción tiene por objetivo volver más fácil su manejo, ya que nos brindara una visibilidad para marcar los pasos o fases a seguir en nuestro proyecto.
De manera general, la gestión de un proyecto se dividirá en 5 fases o etapas, en las cuales cada elemento contiene tareas específicas que te ayudarán a lograr los objetivos de tu proyecto.
Fases o etapas para una buena gestión de proyectos
1.- comencemos con el inicio en donde se analiza el potencial del proyecto y los recursos globales, en esta primera etapa de la gestión, debes centrarte en la configuración del equipo, así como evaluar cada parte del proyecto, de este modo se definirá el alcance, los resultados esperados y algunos clientes potenciales de manera conjunta, si se logra efectuar esta primera etapa de manera correcta, se evitarán malos entendidos y falsas expectativas en un futuro.
2.- La definición y planificación que aquí refiere al mapeo general del proyecto, tomando en cuenta los costos y los riesgos, en esta segunda etapa, aquí se debe de establecer una ruta para el resto del proyecto, el cual debe de incluir metas específicas y claras, lo que implica el uso de calendarios, productos y de más recursos, de manera que una de tus grandes responsabilidades como líder del proyecto consiste en controlar el tiempo, el alcance y el presupuesto para el proyecto, es decir, debe dominar la capacidad de ajustar las condiciones necesarias para garantizar que se alcance las metas.
3.- De ahí le sigue la ejecución o implementación en donde se asignan tareas específicas y roles bien definidos para todos los involucrados en el proyecto, por ello, como líder, esto no solo te aminorara la carga de trabajo, sino que tendrás un mejor rendimiento. En un blog anterior ya hablamos sobre liderazgo empresarial y en esta etapa tienes que ponerlo a prueba, como gerente de proyecto, debes asignar los recursos adecuados y mantener a los miembros del equipo enfocados y motivados en sus tareas.
4.- Otra etapa sumamente importante es la que tiene que ver con la supervisión y el control, pues, siguiendo con la idea anterior, al deslindarte de responsabilidades y asignar roles, te ocuparas únicamente de la supervisión, verificando que cada uno de tus responsables estén al tanto de sus subordinados, hasta aquí suena bastante interesante, ¿no crees?
5.- Y ya para finalizar, tenemos la etapa del cierre y su respectiva evaluación lo que significa que además de alcanzar tus metas, obtendrás grandes aprendizajes, evaluando la ejecución, las dificultades y las decisiones asertivas o no que se tomaron a lo largo del proyecto, esto con el fin de generar nuevos marcos y referencias para posibles proyectos futuros
Herramientas para la gestión de proyectos
Afortunadamente existen infinidad de herramientas tecnológicas y digitales que te facilitan enormemente la gestión de proyectos, sobre todo si tu empresa está en crecimiento, o si eres una Pyme y buscas el crecimiento, herramientas que van desde la nube hasta otras más especializadas de recursos empresariales como los softwares ERP, además de desarrollos específicos y a la medida según las necesidades de tu empresa.
Desde la migración a la nube, puedes comenzar a gestionar de una mejor manera tus proyectos, estar en línea, en la nube o en modo online, te ayuda a controlar la planificación y el presupuesto, con lo que tendrás un margen de beneficio e ingresos, es decir, podrás visualizar los recursos de tu negocio desde cualquier lugar.
Apps gratuitas para la gestión de proyectos
Y como lo prometido es deuda, aquí te comparto en esta ocasión, dos herramientas que te ayudaran en gran medida con la gestión de proyectos y que todo emprendedor debería de conocer.
Asana. com. es Es una increíble App que te permite gestionar tus proyectos de una manera mucho más efectiva, su uso es gratuito, aunque sí tiene ciertas limitaciones, sin embargo, su versión de paga tiene un costo bastante aceptable. Es muy fácil, basta con un registro para comenzar a gozar de sus grandes beneficios. Esta App te permitirá tomar nota, visualizar tus objetivos, agendar y programar eventos entre muchas más funcionalidades, esta App te ayudará a organizar la información de manera que siempre tengas control y puedas tomar mejores dicciones.
Freedcamp.com Esta App te permite hacer gráficas, agendar, crear y visualizar objetivos y tareas, así como el trabajo coordinado, todo el equipo puede estar al tanto de lo que se está trabajando, estimulando la colaboración y compañerismo. Esta App es bastante funcional y te permitirá llevar la gestión de tus proyectos de manera adecuada, de igual manera tiene una versión gratuita que vale la pena probar.